Conocido también como diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa permite identificar todas las posibles causas asociadas a un problema (efecto) estructurado según una serie de factores genéricos.
Redacción
Para desarrollarlo se deben seguir los siguientes pasos:
Etapa 1: Definir claramente el efecto, que representa la meta del sistema (objetivo o problema), por ejemplo, los errores en el departamento de contabilidad.
Etapa 2: Identificar los factores o causas generales que originan el mencionado efecto mediante la técnica tormenta de ideas. Por ejemplo, el responsable del departamento de contabilidad selecciona a los miembros del departamento/s implicado/s en el proceso para que formen parte del equipo que se encargará de resolver el problema planteado y decide realizar una sesión de tormenta de ideas durante una hora. Para clasificar estas causas se utilizan a menudo las categorías definidas por Ishikawa, que son: a) las personas, b) las máquinas, c) los materiales y d) los métodos. No obstante, en la práctica, la empresa puede definir sus propias causas principales. A partir de cada uno de estos factores generales o causas primarias el grupo establece un número determinado de causas secundarias que influyen sobre las anteriores, descendiendo hasta tres o cuatro niveles, preguntándose varias veces por qué; es decir, a medida que se responde al “por qué” de cada causa se detectan otras posibles subcausas.
El coordinador del equipo (director del departamento) va anotando sobre el papel las posibles causas que cada individuo va diciendo, preguntando dentro de qué categoría la incluía. Este proceso continúa durante treinta minutos. Las causas que el grupo iba diciendo y anotando el coordinador en el diagrama, quedan reflejadas en la tabla
Etapa 3: Una vez definidas estas causas, el empleado formula una serie de medidas que permitan reducir o eliminarlas determinando el grado de influencia de cada una sobre el efecto. Para ello, generalmente hay que evaluar y seleccionar las causas más significativas que han podido contribuir al efecto analizado, llegando incluso a jerarquizarlas por orden de importancia, sobre las cuales habrá que actuar de forma prioritaria, ya que en la práctica resulta imposible resolverlas todas a la vez.
El equipo decidió que uno de los problemas más importantes era la forma de realizar el trabajo que estaba muy relacionada con la escasa formación de las personas.
Una vez seleccionadas las causas más probables o simplemente las que el grupo considera que deben resolverse primero, el siguiente paso es determinar si es cierto que esa causa influye en el efecto. De esta manera, uno de los miembros se encarga de preguntar a los compañeros del departamento por su nivel de formación y la forma de realizar el trabajo.
Identificadas las causas, la solución fue fácil. En nuestro caso fijar sistemas para hacer las cosas donde la gente supiera por qué se hacen de esa manera y fueran capaces de descubrir si hacen falta cambios en los métodos de trabajo. Para ello era necesaria una formación sencilla sobre su trabajo que incluiría en su mayor parte una completa explicación del director del departamento sobre el porqué del trabajo, diciéndole al equipo que tiene que cooperar para que los trabajos dados por otros compañeros estén bien y no se provoquen retrasos en las propias tareas por errores de otras áreas.