El correo electrónico es una herramienta muy poderosa, a la que no siempre se le saca todo el partido. Redactar emails bien estructurados y desarrollados puede ser clave para que un proyecto alcance el éxito o fracase.
Una tendencia que también se repite en el ejército, dónde un email puede ser la diferencia entre cumplir una misión o que la misma fracase. Kabir Sehgal, veterano del ejército de Estados Unidos -además de exvicepresidente de J.P.Morgan y ganador de un Grammy Latino- cuenta en un artículo en el Harvard Business Review algunos de los trucos que aprendió en su etapa militar para escribir un email con éxito.
«Desde que regresé del ejército he aplicado estas lecciones en los correos electrónicos que escribo en el trabajo, y se han vuelto más nítidos y limpios, logrando respuestas más rápidas y de mayor calidad de compañeros y clientes», asegura Sehgal.
1. Usar palabras clave en el asunto
El asunto es el elemento clave de un correo electrónico, lo primero que ve el destinatario, por lo que debe cuidarse su redacción. Para maximizar su utilidad, en el mundo militar acompañan dicho asunto con una palabra clave que indica claramente cuál es el propósito del correo. Algunas de estas palabras clave son:
ACCIÓN: Cuando se le va a pedir al receptor que tome alguna medida
FIRMAR: Requiere la firma del destinatario
INFORMACIÓN: El email tiene un propósito meramente informativo, no requiere nada del receptor.
SOLICITUD: pide permiso o aprobación al destinatario.
PREGUNTA: el receptor debe responder una cuestión.
Con estas palabras clave, además, se logra llamar la atención del receptor del email, ya que destacará en su bandeja de entrada.
2. Resumen en la primera línea
Los correos electrónicos militares comienzan con una primera línea en la que resume el contenido del email, y que debe dar una respuesta rápida a las famosas 5W del periodismo (quién, qué, cuándo, dónde y por qué). Esta primera línea debe ayudar al receptor a comprender cómo le afecta el email.
Además, con este ‘truco’ se centra la información que se quiere dar y evita que se pierda lo que realmente importa en el cuerpo del texto. De paso, ayuda al emisor a centrar lo que se quiere transmitir, clarificando sus propias ideas.
3. Ahorro de palabras
El personal militar sabe que los emails cortos son más eficaces que los largos, por lo que tratan de optimizar las palabras al máximo. Además, evitan la voz pasiva, que tiende a alargar las frases; recurren a la voz activa, con el sujeto delante del verbo. El objetivo es que todo el cuerpo del email quepa en la pantalla, para evitar que el receptor tenga que desplazar el scroll.
4. Listas
A veces, es imposible escribir un email corto. En esos casos, la cultura militar recomienda utilizar listas para que el receptor pueda captar rápidamente el mensaje.
5. Sin archivos adjuntos
Para evitar colapsar la bandeja de entrada del receptor, los militares evitan adjuntar archivos en los correos. En su lugar, envían enlaces para descargar la información que iría en el adjunto. Otras ventajas de este método es que permite asegurarse que el receptor tenga acceso siempre a la versión más actualizada del documento. Y además permite comprobar que el destinatario tiene el nivel de seguridad adecuado para acceder a dicho documento, aunque reciba el email por error.