En cualquier empresa, la gestión de stocks es un aspecto de gran importancia para el suceso del emprendimiento, y en las farmacias hospitalarias eso no es diferente. En Brasil, el stock de medicamentos es responsable por 5 a 20% de los presupuestos de los hospitales, y para un buen gerenciamiento de esos recursos es imprescindible disminuir fallas, reducir costos y garantizar el almacenamiento de los medicamentos necesarios para los pacientes. Infelizmente, en Brasil, los insumos hospitalarios y medicamentos tiene un costo muy alto, y los recursos de los hospitales son cada vez más escasos y controlados. Por eso, el principal desafío de las farmacias hospitalarias modernas es garantizar la disponibilidad máxima de los productos con el menor nivel de stock posible. Para conquistar ese objetivo, es necesario analizar los principales aspectos de la gestión que están presentes en un planeamiento de stock eficiente.
Actividades de gestión de stocks
La gestión de stocks puede clasificarse en dos tipos de actividades:
– Actividades operativas: con foco en el control de movimiento de los productos, registro de los movimientos, recibos, conferencias, almacenaje y distribución
– Actividades estratégicas: buscando una reposición más eficiente, a través del análisis de los datos de distribución y stocks.
Las herramientas de gestión de stocks ayudan a la eficiencia en la prestación de servicios farmacéuticos, evitando desequilibrios en el nivel de stock y la consecuente interrupción de las actividades de la farmacia en el ambiente hospitalario.
Además del aspecto de gerenciamiento del nivel de los stocks, es imprescindible establecer estándares para garantizar la calidad y la especificación adecuada de los productos, así como de un almacenamiento apropiado y la preocupación con el uso seguro de todos los medicamentos e insumos.
Problemas encontrados en la gestión de stocks
Entre los principales problemas encontrados en la gestión de los stocks de farmacia hospitalaria, podemos citar:
– El elevado nivel de stock exigido por el los médicos y por la administración del hospital;
– La falta de sistemas computadorizados para el control de los niveles de stock.
– Tasas de interés altas (fijadas por el gobierno o por el mercado);
– La necesidad de controles rígidos de la fecha de validez de los medicamentos y sus efectos colaterales.
La logística de las farmacias hospitalarias acostumbra a ser bastante compleja, pues es la responsable por el abastecimiento y la distribución de medicamentos necesarios para las atenciones realizadas en la institución. Sumando a esto, los costos de mantenimiento de los stocks en el país son más elevados con relación a los países desarrollados, por lo tanto el control rígido del nivel de stock es cada vez más importante.
Control de stock en la farmacia hospitalaria
De manera simple, las principales funciones del control de stock en farmacias hospitalarias son:
– Determinar lo que se comprará y en qué cantidades;
– Determinar lo que debe permanecer en stock;
– Controlar los medicamentos en stock;
– Identificar y retirar del stock ítems dañados o con la validez vencida;
– Control periódico de inventarios;
– Atender las demandas de medicamentos para los pacientes;
– Controlar el uso seguro de los medicamentos.
Gestión de stocks paso a paso
Para controlar el stock y garantizar niveles mínimos de funcionamiento, al mismo tiempo manteniendo los costos dentro del presupuesto, es importante seguir cuatro principios básicos de gestión, fácilmente empleados en farmacias hospitalarias:
Planeamiento
Un planeamiento de stock eficiente consiste en captar informaciones sobre recursos financieros y necesidades de consumo, y con base en esos datos determinar las necesidades de distribución de materiales e insumos, planear la capacidad de atención y realizar la gestión del stock de productos.
Abastecimiento
Comprende la compra, la recepción, la inspección, el almacenamiento y la distribución de los medicamentos e insumos conforme la demanda. Es importante, en esta etapa, mantener registros actualizados de precios, realizar evaluaciones constantes de la calidad de los productos y de la certificación de los proveedores, y mantenerse atento a las exigencias contractuales y condiciones de pago.
Ejecución
Consiste en la solicitud y recibo de materiales, prueba de los productos, almacenamiento de los medicamentos e insumos, empaquetado y distribución. Un aspecto fundamental de la ejecución de la gestión del stock es la evaluación del sistema de control, el mobiliario y equipamientos disponibles y los procedimientos que actúan en el agendamiento de las compras y su recibo.
Distribución
Se relaciona con la implantación de pedidos, control da base de datos de los medicamentos y pacientes, desarrollo de etiquetas y embalajes necesarios para la distribución, y registro detallado de las prescripciones y distribución de los productos.
Aspectos importantes de la gestión de stocks
El planeamiento del stock de una farmacia hospitalaria debe llevar en consideración diversos factores:
– estandarización de medicamentos: para mantener un nivel de stock que atienda todas las necesidades hospitalarias, es importante invertir en la estandarización de los registros, considerando la prescripción médica, la distribución del medicamento y la facturación financiera. La falta de estandarización de los procesos es uno de los mayores errores en la gestión hospitalaria.
– Historial de los proveedores: el registro de los proveedores de medicamentos debe tener, además de las informaciones básicas de la empresa, registros de los plazos de pago, de sus prácticas financieras y de los medicamentos más ventajosos (en valores y cantidades) para el hospital.
– Cálculo del parámetro: considerando el stock como un activo fluctuante, es importante tener a mano los datos actualizados sobre la necesidad de medicamentos e insumos, considerando la cantidad mínima y máxima de cada material y medicación en casos de emergencias, y calcular los parámetros de stock.
– Control de Anvisa: entidad responsable por el control de todos los medicamentos y materiales hospitalarios fabricados, a través del número de lote, fecha de validez y código de barras.
– Proceso de compras: con la ayuda de programas especializados, es posible filtrar los proveedores y realizar los pedidos basados en criterios como precio, condiciones de pago y relación con el proveedor.
– individualización de medicamentos: un proceso común en farmacias hospitalarias, que consiste en dividir los medicamentos en unidades fraccionadas, manteniendo en cada fracción las informaciones referentes al lote, fecha de validez y demás características para el control.
Una gestión eficiente del stock en la farmacia hospitalaria es esencial para evitar fallas como la medicación de pacientes, reducir pérdidas relacionadas a la fecha de expiración de los productos, reducir costos con la compra de medicamentos e insumos y garantizar una buena atención a todos los pacientes. Las inversiones realizadas en el planeamiento y control de stocks tienen retorno garantizado, tanto en los aspectos de la excelencia de atención así como en la parte financiera, y son esenciales para una buena administración hospitalaria.
fuente : http://www.mv.com.br